Koudemiddel afvoeren: VIHB, afvalstroomnummer en begeleidingsbrief

Is teruggewonnen koudemiddel afval?

Teruggewonnen koudemiddel dat u afvoert naar een verwerker voor regeneratie of vernietiging, wordt in de regel behandeld als gevaarlijk afval. In de Europese afvalstoffenlijst valt het meestal onder code 14 06 01*: chloorfluorkoolstoffen, HCFK's en HFK's. Het sterretje betekent gevaarlijk afval. Dat brengt drie dingen met zich mee: wie het mag vervoeren, onder welk nummer het gaat en welk document meereist.

Wie mag het koudemiddel vervoeren?

Alleen een bedrijf met een VIHB-registratie. VIHB staat voor vervoerders, inzamelaars, handelaars en bemiddelaars van afvalstoffen. Iedereen die in Nederland beroepsmatig bedrijfsafval of gevaarlijk afval vervoert, inzamelt, verhandelt of bemiddelt, moet zich laten registreren bij het NIWO. Dat geldt ook voor buitenlandse bedrijven.

De letters achter het VIHB-nummer laten zien welke activiteiten zijn geregistreerd, bijvoorbeeld VI voor vervoer en inzameling. U kunt een registratie zelf opzoeken op bedrijfsnaam, VIHB-nummer of KVK-nummer. Als ontdoener mag u gevaarlijk afval alleen meegeven aan een vervoerder of inzamelaar met een VIHB-nummer, en alleen naar een ontvanger die het mag accepteren.

Wat is een afvalstroomnummer?

Het afvalstroomnummer is het nummer waaronder uw afvalstroom bekend is bij de verwerker en bij het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA). Het bestaat uit 12 tekens en wordt toegekend door de ontvangende verwerker, als die meldplichtig is bij het LMA. De eerste vijf tekens zijn het verwerkersnummer dat het LMA aan die verwerker heeft gegeven. De andere zeven kiest de verwerker zelf.

Het nummer staat voor een vaste set gegevens: afzender, ontdoener, locatie van herkomst, ontvangende locatie, de afvalstof met euralcode en de verwerkingsmethode. Die gegevens legt u met de verwerker vast in een overeenkomst. U vraagt het nummer dus niet per transport aan: volgende afvoeren van dezelfde stroom naar dezelfde verwerker gaan onder hetzelfde nummer.

Ontdoener is degene die zich daadwerkelijk van het afval ontdoet. Bij koudemiddel dat tijdens onderhoud of ontmanteling wordt teruggewonnen, kan dat het installatiebedrijf zijn of de eigenaar van de installatie. Spreek vooraf af wie die rol heeft, want daar hangen de verplichtingen aan.

Hoe werkt de begeleidingsbrief?

Bij elke vracht gaat een begeleidingsbrief mee. De lay-out is wettelijk voorgeschreven in de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen. Zo loopt het:

1. 01De ontdoener vult de brief in, met het afvalstroomnummer, en houdt het witte origineel.
2. 02De vervoerder tekent en neemt de doorslagen mee tijdens het transport.
3. 03De verwerker weegt de vracht bij aankomst, noteert het definitieve gewicht, tekent voor ontvangst en geeft de vervoerder zijn doorslag.
4. 04De verwerker meldt de ontvangst bij het LMA, via AMICE of met een formulier, binnen vier weken na afloop van de maand waarin het afval binnenkwam.

Een digitale begeleidingsbrief mag ook, maar alleen met een systeem waarvoor vooraf toestemming is gegeven namens de minister. Het LMA publiceert welke digitale oplossingen zijn goedgekeurd. Ontdoener, vervoerder en verwerker bewaren de vrachtgegevens, begeleidingsbrieven en de overeenkomst minimaal vijf jaar.

Zijn er regelingen die het eenvoudiger maken?

Ja, maar met beperkingen. Bij route-inzameling en de inzamelaarsregeling neemt een geregistreerde inzamelaar de rol van ontdoener op de begeleidingsbrief over en kan één afvalstroomnummer gelden voor meerdere herkomstlocaties. Route-inzameling is vooral bedoeld voor niet-gevaarlijk bedrijfsafval, en de inzamelaarsregeling geldt alleen voor afvalstoffen op een vaste lijst. Of een van beide bruikbaar is voor uw koudemiddel, hangt van de situatie af. Vraag het na bij de inzamelaar en ga er niet van uit.

Welke F-gassenregels gelden er nog meer?

Naast de afvalregels geldt de F-gassenverordening. Het terugwinnen zelf moet worden gedaan door een gecertificeerde monteur. De exploitant van een installatie die lekcontroleplichtig is, houdt een logboek bij met onder meer de hoeveelheid teruggewonnen koudemiddel en, bij ontmanteling, wat er is gedaan om het gas terug te winnen en af te voeren (artikel 7 van Verordening (EU) 2024/573). Ook dat logboek wordt minimaal vijf jaar bewaard.

Voor het vervoer geldt daarnaast het ADR, de Europese regels voor vervoer van gevaarlijke stoffen over de weg. Koudemiddelcilinders zijn gasflessen onder druk (klasse 2). Dat stelt eisen aan de cilinder, de etikettering en de manier van vervoeren. Voor kleine hoeveelheden bestaan vrijstellingen, maar ook dan blijven er basisregels gelden.

Hoe neemt Gaia Cooling dit van u over?

Als u teruggewonnen koudemiddel via Gaia Cooling laat afvoeren, regelen wij de afhandeling met de verwerker en het transport:

• •wij regelen het afvalstroomnummer bij de verwerker die het koudemiddel ontvangt;
• •wij bereiden de begeleidingsbrief voor, u controleert en tekent;
• •het koudemiddel wordt opgehaald door een vervoerder met een VIHB-registratie;
• •u ontvangt een overzicht met koudemiddel, gewicht en bestemming voor uw logboek en uw afvaladministratie.